Si eres autónomo, cada euro cuenta. Y uno de los recursos más efectivos para reducir tu factura fiscal es aprovechar todos los gastos deducibles relacionados con tu actividad profesional.
Entre ellos, el material de oficina y los equipos informáticos destacan por ser gastos frecuentes y totalmente necesarios para la mayoría de negocios.
Sin embargo, muchos autónomos aún desconocen qué pueden deducir, qué no, y cómo hacerlo correctamente para evitar problemas con Hacienda.
En este artículo te explicamos qué material puedes deducir, cómo justificarlo y qué reglas debes seguir cuando se trata de equipos con vida útil superior a un año.
¿Qué material de oficina puedes deducir como autónomo?
Todo el material que utilizas de forma habitual en tu actividad profesional es un gasto deducible al 100%, siempre que esté correctamente justificado.
Entre los gastos más comunes se encuentran:
✔️ Papel, sobres y cuadernos
✔️ Bolígrafos, rotuladores y material de escritura
✔️ Carpetas y archivadores
✔️ Tintas y tóner para impresoras
✔️ Agendas, planificadores y libretas
✔️ Material de embalaje si realizas envíos (cajas, precinto, etiquetas)
La clave está en que este material sea de uso profesional, no personal. Por eso es importante conservar todas las facturas a tu nombre y con tu NIF, evitando compras sin factura (como tickets de supermercado sin datos fiscales).
🔍 Ejemplo práctico
Si trabajas desde casa y compras 100 € en material de oficina, podrás deducir esos 100 € íntegros como gasto en tu IRPF, reduciendo tu rendimiento neto.
Equipos informáticos deducibles: ordenadores, impresoras, móviles y más
Los equipos tecnológicos son esenciales en casi cualquier profesión:
desde un diseñador gráfico que necesita un ordenador de alto rendimiento, hasta un asesor que trabaja con un portátil y un teléfono móvil.
Estos equipos también son deducibles, pero con una condición importante:
👉 Si el bien tiene un coste superior a 300 € y una vida útil de más de un año, no puedes deducirlo todo de golpe.
Debes hacerlo mediante amortización, es decir, repartir el gasto durante los años de vida útil que marca la normativa fiscal.
📌 Equipos que suelen considerarse inmovilizado amortizable:
- Ordenadores
- Impresoras
- Tablets
- Smartphones
- Escáneres
- Monitores
- Cámaras profesionales
- Mobiliario de oficina (sillas, mesas, estanterías)
¿Cómo funciona la amortización de equipos informáticos?
La amortización permite deducir un porcentaje del valor del equipo cada año.
En el caso de los equipos informáticos, la tabla oficial de amortización suele situar su vida útil en unos 4 años, aunque depende del tipo de activo.
🔍 Ejemplo de amortización
Imagina que compras un ordenador por 1.000 €.
No podrás deducir los 1.000 € en el mismo año, sino:
➡️ 250 € cada ejercicio durante 4 años (1.000 € / 4 años)
Esto es muy común y completamente normal. Hacienda entiende que estos equipos no son consumibles, sino bienes que duran varios años.
¿Y si el equipo cuesta menos de 300 €?
En ese caso, sí podrás deducirlo de golpe, como un gasto corriente.
Esto es muy útil para:
✔️ Teclados y ratones
✔️ Auriculares
✔️ Accesorios de ordenador
✔️ Impresoras económicas
✔️ Smartphones de gama baja o media
✔️ Equipos secundarios o periféricos
Requisitos para deducir material y equipos sin problemas
Para que Hacienda acepte estas deducciones, debes cumplir tres requisitos clave:
1️⃣ Vinculación con la actividad profesional
El material debe ser necesario para tu trabajo.
Un fotógrafo puede deducirse una cámara profesional;
un abogado, un ordenador y material de oficina;
pero no sería deducible un televisor para uso personal.
2️⃣ Factura válida
Debe contener:
✔️ Nombre y apellidos
✔️ NIF
✔️ Dirección
✔️ Descripción del producto
✔️ Base imponible + IVA
Los tickets sin información no sirven.
3️⃣ Registro contable
Todo gasto debe anotarse correctamente en el libro de gastos del autónomo o en tu software contable.
💡 Consejo profesional: Cómo evitar problemas con Hacienda
Si compras un ordenador o móvil que también usas fuera del ámbito profesional, Hacienda podría considerar que solo es deducible un porcentaje del gasto (por ejemplo, el 50%).
Por eso es recomendable:
✔️ Tener un equipo dedicado únicamente al trabajo
✔️ Guardar documentación que demuestre el uso profesional
✔️ Evitar mezclar gastos personales y profesionales
Conclusión: una deducción simple pero muy poderosa
El material de oficina y los equipos informáticos son gastos básicos que pueden marcar una gran diferencia en tu factura fiscal.
Deducirlos correctamente te permitirá:
💰 Reducir tu rendimiento neto
📉 Pagar menos IRPF
📊 Mejorar tu liquidez
📈 Invertir en mejores herramientas de trabajo
Muchos autónomos pierden dinero cada año simplemente por no saber qué pueden deducir. Tú no tienes por qué ser uno de ellos.
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